El modelo institucional de autoevaluación representa el cumplimiento de la ruta hacia la acreditación definida a nivel de los programas académicos y de la institución, y la formalización, continuidad y perfeccionamiento en la implementación del proceso de autoevaluación que tiene como fin la autorreflexión y autorreconocimiento, en aras de identificar sus fortalezas y oportunidades de mejora, en torno a la guía de factores, características, aspectos o indicadores que hacen parte de los lineamientos propuestos por el Consejo Nacional de Acreditación (CNA). El cumplimiento de dichas etapas permite a la institución identificar y establecer la idoneidad de sus procesos y la pertinencia de someterse a una evaluación externa, con el propósito de obtener la acreditación de alta calidad.
A continuación se describe cada uno de los momentos en que se desarrolla la ruta hacia la acreditación en UNIAGRARIA. Las fases del modelo institucional de autoevaluación se encuentran inmersas en las diferentes etapas planteadas.
Etapas de la ruta hacia la acreditación y fases del modelo institucional de autoevaluación
Etapa 1: Condiciones previas de la autoevaluación – Alistamiento
Esta etapa inicial consiste en la preparación de la institución, análisis de su situación actual, revisión de políticas y acoplamiento de la estructura organizativa, a fin de determinar su horizonte frente a los procesos de autoevaluación y acreditación de calidad para ingresar al Sistema Nacional de Acreditación, por medio del cumplimiento de condiciones iniciales, para incursionar o continuar con procesos de autoevaluación con fines de acreditación.
- Revisión de la política institucional de autoevaluación.
- Definición o redefinición de metas institucionales.
- Definición/Revisión de la estructura organizativa de autoevaluación.
- Planeación y programación del proceso
- Infraestructura tecnológica y de comunicaciones
- Sensibilización, medición de percepción, socialización y capacitación a la comunidad (Campaña de comunicación).
- Revisión de cumplimiento de planes de mejoramiento previos y compromisos con el MEN.
- Asignación de recursos para el desarrollo del proceso
- Viabilidad financiera.
- Cumplimiento de condiciones iniciales.
- Solicitud de iniciación del proceso al CNA y visita de verificación.
Etapa 2: Desarrollo del Proceso de Autoevaluación
Durante esta etapa se inicia la ejecución del modelo de autoevaluación y de sus diferentes fases, para lo cual la Institución se apoya en los comités de autoevaluación y en las áreas institucionales encargadas de dar soporte al proceso. Esta etapa comprende las siguientes fases:
Fase 1: Diseño y validación
Durante esta fase se trabaja la preparación previa del proceso de autoevaluación como tal, que contempla la revisión de lineamientos y guías del CNA, y si es del caso del modelo de autoevaluación, identificación de fuentes de información, diseño y validación de los instrumentos que soportan el proceso, análisis de poblaciones y muestras, entre otras. Estas actividades se discriminan de la siguiente forma:
- Revisión de lineamientos y guías de autoevaluación
- Capacitación en métodos, técnicas e instrumentos de Autoevaluación.
- Revisión y ajustes al modelo de autoevaluación.
- Identificación de fuentes de información
- Diseño y validación de instrumentos de recolección de información.
- Análisis de poblaciones y muestras
Fase 2: Ejecución de la autoevaluación
En esta fase, los comités desarrollan las actividades propias del proceso de autoevaluación, se reflexiona respecto al deber ser del Programa y de la Institución y se contrasta con la realidad aportada por la evidencia documental, numérica y apreciativa, generada durante el proceso de recolección de información, para de esta forma emitir juicios de valor respecto a los resultados obtenidos. Comprende las siguientes actividades:
- Ponderación de factores y características
- Cronograma de recolección de información.
- Capacitación en instrumentos, métodos y técnicas de recolección de información.
- Aplicación de instrumentos de recolección de información
- Recolección de información documental y estadística
- Realización de talleres de calificación de información documental y numérica
- Procesamiento de información
- Análisis e interpretación de información
- Calificación y emisión de juicios
Fase 3: Elaboración de informes
En los procesos de autoevaluación con fines de acreditación, durante esta fase se consolidan y organizan los resultados, se redacta la información correspondiente con base en la guía sugerida por el CNA y se prepara un informe preliminar para llevar a cabo un ejercicio de Par Colaborativo. Con las recomendaciones que se generen de dicho ejercicio se realizan los ajustes, se perfecciona y se consolida el informe final de acreditación que se radicará a SACES-CNA en la fecha que estipula este organismo y se esperará notificación de la fecha de visita de pares académicos. Durante este periodo se intensifican las actividades de socialización a los diferentes miembros de la comunidad sobre el proceso de autoevaluación realizado y los resultados obtenidos. Las actividades contempladas en esta fase son:
- Procesamiento de resultados.
- Priorización y síntesis de fortalezas y oportunidades de mejoramiento y/o sostenimiento.
- Formulación del plan de mejoramiento y sostenimiento.
- Elaboración de informe preliminar general y por factor (incluye cuadros maestros).
- Evaluación preliminar por pares colaborativos.
- Ajuste y perfeccionamiento del informe de autoevaluación.
- Radicación de la solicitud de acreditación y del informe final de autoevaluación en la plataforma SACES-CNA.
- Socialización de metodología seguida y resultados obtenidos.
Etapa 3: Evaluación
Una vez finalizado el proceso de autoevaluación, la institución se prepara para ser sometida a una evaluación de carácter externo, por parte de pares académicos asignados por el CNA.
Fase 4: Evaluación externa
Durante esta fase se desarrolla la evaluación externa; los pares académicos se encargarán de verificar, en diferentes espacios y reuniones, lo consignado en el Informe final de autoevaluación, después de lo cual entregan un informe sobre su ejercicio evaluativo. Contempla actividades como las siguientes:
- Preparación visita de pares académicos (incluye resocialización de metodología, resultados y avances)
- Atención a visita de pares académicos (CNA).
- Informe de evaluación externa de pares académicos.
Fase 5: Evaluación final
Una vez la Institución reciba el informe de los pares sobre la evaluación externa, es necesario generar una retroalimentación del proceso a través de las instancias directivas pertinentes, para manifestar el punto de vista frente al proceso y los resultados obtenidos, así como realizar los planteamientos sobre informe de evaluación externa. Las actividades que se desarrollarán en esta etapa son:
- Comentarios del Rector sobre el informe de pares académicos.
- Evaluación del CNA.
- Concepto y recomendaciones del CNA.
Etapa 4: Autorregulación
Durante esta etapa se refleja el espíritu de mejoramiento continuo implícito en el concepto de calidad.
Fase 6: Seguimiento del plan de mejoramiento
La institución y el programa implementan y realizan el seguimiento a sus oportunidades de mejora y al mantenimiento de las fortalezas identificadas, con el fin de cumplir con las acciones proyectadas y mejorar sus procesos. Incluye entre otras, actividades como:
- Implementación del plan de mejoramiento y sostenimiento
- Monitoreo periódico a la evolución de las acciones y proyectos de mejoramiento
- Informes de seguimiento al plan de mejoramiento y sostenimiento
Durante todo el proceso se propician momentos de participación, socialización, sensibilización y capacitación en las que intervienen todos los estamentos de la comunidad universitaria.