Actores del proceso
Los diferentes estamentos que pertenecen a la comunidad universitaria son actores fundamentales que participan en los procesos de autoevaluación en cada una de sus etapas y fases, aportando en la definición de parámetros e instrumentos, y como fuentes de información con sus opiniones y percepciones, e interviniendo en la construcción y seguimiento de los planes de mejoramiento y sostenimiento, siendo adicionalmente agentes de socialización de los resultados del proceso y dinamizadores de los procesos institucionales que posibilitan la generación de una cultura de la calidad.
- Estudiantes: Persona natural que posee matrícula vigente para un programa académico y que siendo centro destinatario del proceso educativo, recibe la formación a través del acceso a la cultura, al conocimiento científico y técnico, a la apropiación de valores que le facilitan la realización de una actividad útil para el desarrollo socioeconómico del país.
- Docentes: Persona natural que orienta el proceso de formación, de los estudiantes, acorde con el Proyecto Educativo Institucional del programa, así como con las expectativas de la sociedad.
- Egresados: Persona natural que ha culminado su proceso de formación en alguno de los programas académicos de UNIAGRARIA y ha obtenido el título correspondiente. La institución hace seguimiento también a los egresados no graduados y por tal motivo ellos hacen parte de los actores del proceso.
- Directivos: Personas naturales que llevan a cabo su actividad en alguno de los cargos directivos de la institución, de acuerdo con la estructura organizacional vigente.
- Administrativos: Personas naturales que se encuentran vinculadas a alguna de las áreas administrativas, académicas o financieras de la institución.
- Comunidad: Miembros de las comunidades a las que impactan los procesos de UNIAGRARIA, entre ellos se cuentan los vecinos del campus central y sus respectivas sedes, los beneficiarios de programas de investigación, extensión académica y extensión social, y de bienestar universitario
- Sector productivo: Empresarios relacionados con la institución a través de procesos formativos, investigativos y de extensión, además de aquellos que han sido o son empleadores de egresados de UNIAGRARIA o han tenido estudiantes en prácticas o pasantías.
Además de los actores que hacen parte de la comunidad Uniagrarista, existen los siguientes organismos encargados de la vigilancia y regulación de la educación superior y de los procesos de autoevaluación.
- Ministerio de Educación Nacional (MEN).
- Consejo Nacional de Acreditación (CNA).
- Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación – ICFES.
- Pares académicos.
- Organizaciones y asociaciones de facultades y de profesionales.
- Sociedad en general.
El Ministerio de Educación Nacional (MEN), Consejo Nacional de Acreditación (CNA), ICFES, pares académicos, las organizaciones y asociaciones de facultades y de profesionales, y la sociedad en general, son concebidos dentro de la institución como entes de regulación, retroalimentación y potencializadores de procesos, que brinden proyección al ejercicio de las funciones misionales y la certificación de los altos estándares de calidad alcanzados.
Los ejercicios de retroalimentación conllevan la generación procesos de mejoramiento continuo, por medio de los ejercicios de evaluación externa que realizan el MEN, el CNA, y la sociedad en general.
Dichos actores intervienen en las diferentes etapas y fases del proceso y garantizan su transparencia, pertinencia, articulación, correspondencia y la consolidación del Sistema de Aseguramiento de la Calidad.
Instrumentos de Recolección de Información
Para realizar la recolección de información que hace parte de la fase 2 (Ejecución de la autoevaluación), se estableció la siguiente clasificación de información requerida para dar respuesta a cada uno de los aspectos o indicadores del modelo de autoevaluación:
Indicadores de verificación
Dan cuenta de información de tipo documental y normativo, y para dar respuesta a este tipo de indicador es necesario hacer un proceso de recopilación, análisis y revisión documental.
Indicadores de evolución
Corresponden a información de tipo estadístico y evidencias, teniendo en cuenta los requerimientos de este tipo de indicador, es necesario disponer de un sistema de estadísticas institucionales confiable y periódico que se adapte a los requerimientos de los procesos de autoevaluación que permitir el levantamiento y acceso a los datos para realizar un análisis estadístico adecuado.
Indicadores de apreciación
Provenientes de las apreciaciones de los diferentes actores, razón por la cual la complejidad de este tipo de indicadores, además de la necesidad de generar suficiente claridad en los aspectos que estos indagan, se prioriza el uso de tres herramientas o instrumentos de recolección de información como son:
- Encuestas: Dirigidas a los miembros de la comunidad universitaria, estas indagan la valoración y percepción respecto a aspectos puntuales de la vida universitaria relacionados con los factores de autoevaluación.
- Entrevistas y grupos focales: Tienen como objetivo recoger las apreciaciones del sector productivo o agentes externos; y adicionalmente en caso que se requiera ampliar o precisar información respecto a apreciaciones que hayan resultado de la aplicación de las encuestas y presenten ambigüedad o no generen claridad.
El análisis de la información recopilada para los diferentes indicadores será el insumo básico para desarrollar el proceso de calificación y emisión de juicios, además de la identificación de las oportunidades de mejora que constituyen insumo fundamental para la formulación del plan de mejoramiento y de las fortalezas que busca preservar las acciones de sostenimiento.
Estrategias y mecanismos de sensibilización, divulgación y socialización
Las actividades de sensibilización, divulgación, motivación y socialización de los procesos de autoevaluación y de sus resultados, se conciben como espacios ideales para vincular y comprometer a los miembros de la comunidad universitaria con el mejoramiento y la cultura de la calidad; por tal motivo, la Dirección de Mercadeo y Permanencia de la institución apoya la definición, diseño e implementación de campañas de comunicación a través las estrategias encaminadas a impactar a los diferentes actores y alinear a la comunidad universitaria en torno dicho propósito; algunas de las herramientas a utilizar para alcanzar tal fin son:
- Folletos
- Publicación en el sitio web
- Correos electrónicos
- Publicación en redes sociales
- Reuniones de socialización
- Videos y material animado
- Material publicitario
- Realización de actividades lúdicas y de recordación